Marx.ba
Završni kvartal poslovne godine je period u kojem se najčešće obavljaju inventure. Godišnji popis ili inventura zakonska je obaveza. Cilj inventure je da se utvrdi i uskladi stvarno stanje sa stanjem u poslovnim knjigama firme.
Popisuje se sve čime firma raspolaže, odnosna sva imovina i obveze. Pod pojmom imovine podrazumijeva se sva materijalna imovina kao zalihe sirovina, materijala, gotovih proizvoda, nedovršene proizvodnje, rezervnih dijelova i sl., zatim osnovna sredstva i sitni inventar. U imovinu se još ubrajaju i nenaplaćena potraživanja od kupaca, dani krediti i pozajmice, depoziti, vrijednosni papiri, kao i novac na računima firme i blagajni. Popis obaveza koje firma ima uključuju neplaćene obveze prema dobavljačima, primljeni krediti, neisplaćene plaće, davanja državi i sl.
Svaka firma želi znati tačan sadržaj svoje imovine i obaveza pa je stoga provođenje inventure jedan od osnovnih zadataka i minimuma koji poduzetnik poduzima kako bi zaštitio svoju imovinu i kapital.
No bez obzira na savjesnost firme kao i zakonsku regulativu, pomisao na inventuru mnogima stvara nervozu i hrpu upitnika – opet inventura, što će ispasti ove godine, kako dugo ćemo opet popisivati, hoće li popis biti tačan i sl.
Posao popisa obavljaju ljudi i bez obzira na jasnu proceduru i kontrolu, pogreške su moguće i one se događaju. Mogu biti posljedica neznanja, nedovoljne pripreme, umora i loše koncentracije, automatizma u postupcima i sl.
Osim ljudi, na greške utječe i okolina: nekvalitetna priprema robe u skladištu, loša rasvjeta koja otežava čitanje dokumenata, buka, temperaturni režimi, sve su to faktori koji mogu utjecati na tačnost i ažurnost provođenja popisa. Kako ih spriječiti greške?
1. Dobra i kvalitetna priprema
To podrazumijeva da se definiraju timovi za inventuru, zatim potrebno je utvrditi plan provođenja inventure te pripremiti inventurne liste.
2. Provođenje postupka
Preporuka je da u timovima za provođenje inventure ne budu osobe koje su odgovorne za stanje zaliha (skladištari), no svakako bilo bi dobro da su prisutne kod popisa jer olakšavaju lociranje zaliha i sl.
3. Utvrđivanje razlika
Nakon provođenja popisa definiraju se viškovi i manjkovi koje je potrebno analizirati. Česti postoji dilema da ukoliko se jave viškovi i manjkovi, inventura nije dobro provedena, što nije točno iako bi tendencija treba biti što manje razlike.
Kako da popis bude što tačniji
- Pojačati kontrolu prilikom provođenja inventure.
- Uvesti rotaciju uposlenika koji provode popis, uključiti djelatnike iz prodaje, marketinga, IT, nabave i sl.
- Provoditi povremene/ kontrolne inventure na uzorku i sl., definirati kriterije i plan provođenja sporadičnih inventura u cilju bolje tačnosti i ažurnosti u upravljanju zalihama.
- Osigurati što kvalitetnije uvjete te smanjiti utjecaj koliko je to moguće.
Međutim vodite računa da je inventura samo odraz stanja procesa upravljanja skladištem i zalihama. Priprema za inventuru počinje već u januaru kada je potrebno definirati sistem koji će omogućiti što manje grešaka u vođenju imovine te olakšati proces inventure krajem poslovne godine.
